16 функций в Google Docs, которые помогут вам работать быстрее и эффективнее - Еmail маркетинг | Mailigen
Сервис Mailigen прошел проверку в Роскомнадзоре и полностью соответствует требованиям 152-ФЗ «О персональных данных»

16 функций в Google Docs, которые помогут вам работать быстрее и эффективнее

Время чтения: 10 минут
Лайфхаки по работе с Google Docs

Google Docs — как Word, только лучше. В нём можно работать онлайн и офлайн с компьютера или смартфона. А ещё в Документах есть функции, которые упрощают работу с текстом. Собрала в статье те, какими пользуюсь каждый день.

Обратите внимание: чтобы работать в Google Docs, вам нужен почтовый ящик в Gmail. Зарегистрируйтесь, если у вас его ещё нет, или авторизуйтесь. Работать с сервисом можно через Google Диск — он доступен всем владельцам ящика в Gmail.

Новый документ через браузерную строку

Чтобы создать документ, в Google Диске можно нажать правой кнопкой мыши на любое пустое поле. Откроется окно, в котором нужно выбрать новый документ. А ещё таблицу, презентацию, форму и т. п.

Создать Google Документ - клик правой кнопкой мыши по любому полю

Но есть и другой способ. Введите в поисковую строку браузера doc.new или docs.new. Новый файл откроется в этой же вкладке.

Создать Google Документы - ввести в строке браузера doc.new

Он сохранится в главной папке вашего Google Диска.

Перевод файла .doc(x) в Google Docs и обратно

Я работаю только в Google Документах, Word в моём компьютере не активирован, работать в нём нельзя. Но клиенты и коллеги иногда присылают файлы в формате .doc(x) — их право. Выход в такой ситуации — перевести документ в Google Docs.

Всё, что нужно сделать, — загрузить файл в Google Disc и открыть его. Система переформатирует документ в удобный формат. Правда, могут слететь настройки форматирования.

А если нужно отправить клиенту файл в формате .doc(x)? Откройте вкладку «Файл», найдите пункт «Скачать» и выберите нужный формат. Файл сохранится в таком виде, как вам нужно.  

Скачать Google docs в Microsoft Word

Комментарии и советы

Я работаю в связке с маркетологом и дизайнером. Чтобы отправить или получить обратную связь, мы оставляем друг другу комментарии в Google Docs. Чтобы оставить комментарий, нужно выделить текст, на котором вы хотите заострить внимание коллеги. Справа появятся две иконки: комментарий и совет.

комментарии в Google Docs

Нажмите на нужную иконку. «Комментарий» — это окошко, в котором вы пишете, чего хотите от коллеги: добавить изображение, упростить текст, указать источник и т. п. Если хотите упомянуть человека, начните комментарий с @. Google предложит почтовые адреса из ваших контактов — выберите нужный. Коллега получит на почту уведомление, что его упомянули в документе.

Отметить человека в комментариях Google Docs

«Совет» — это предложения, которые могут вносить коллеги в ваш текст: добавить слова или знаки препинания, удалить блок, переписать абзац и т. п. В отличие от комментариев, советы появляются в тексте. Они выделены зелёным цветом. Справа отображаются все предложенные действия. Вы как автор можете принять или отклонить предложение. Если примете, правка «встроится» в текст, если отклоните — исчезнет.

Советы в Google Docs

Горячие клавиши

Комбинации на клавиатуре используют, чтобы быстрее отформатировать и отредактировать текст, упростить навигацию по документу. Скорее всего, вы знаете комбинации «Скопировать» Ctrl (⌘ — для MacOS) + С и «Вставить» Ctrl (⌘) + V. Но в Google Docs их более 140. Вот самые популярные:

Ctrl + A — выделить весь текст.

Ctrl + F — искать по документу.

Ctrl + H — найти и заменить.

Ctrl + B — выделить текст полужирным шрифтом.

Ctrl + U — подчеркнуть текст.

Ctrl + I — выделить текст курсивом.

Ctrl + К — вставить или изменить ссылку.

Ctrl + Alt + цифра 1-6 — создать стиль заголовка.

Ctrl + Shift + 7 — создать нумерованный список.

Ctrl + Shift + 8 — создать маркированный список.

Ctrl + / — вызвать меню с горячими клавишами.

Все комбинации собраны в руководстве «Быстрые клавиши в Google Документах».

Добавить документ в избранное

Справа от названия файла есть иконка звёздочки. Нажмите на неё, и документ станет «избранным».

Добавить Google Docs в избранное

Зачем это нужно? Даже если у вас много папок в Google Диске, вы легко найдёте нужный файл. Он будет доступен в разделе «Помеченные».

Где найти избранные Google Docs

Статистика

Хотите узнать, сколько в вашем документе страниц, слов, символов с пробелами и без? Всё это смотрите в статистике. Её можно вызвать комбинацией Ctrl + Shift + С или через раздел «Инструменты».

Где расположена статистика Google Docs

Статистика отобразится на всплывающем экране.

Статистика Google Docs

В пункте «Показывать статистику слов при вводе текста» можете поставить галочку. Тогда слева в документе появится окошко, в котором будет та же информация.

статистика Google Docs слева в документе

Оформление текста

В верхней панели Документов есть вкладка «Формат». В ней много инструментов, помогающих оформить текст: стили, выравнивание и отступы, столбцы, межстрочный интервал, нумерация и т. п.

Меню Формат Google Docs

Обращаю ваше внимание на пункт «Текст». В нём есть полезные функции вроде зачёркивания, замены регистра и над- и подстрочных знаков. Их также можно вызвать горячими клавишами. 

Как поменять стиль текста в Google Docs

Пользовательский словарь

В разделе «Инструменты» вы можете попросить систему проверять орфографию и грамматику. Ошибки допускают все, и Google помогает их обнаружить.

Меню Инструменты Google Docs

Скорее всего, вы будете использовать термины, которых система ещё не знает. Чтобы не раздражаться из-за красных подчёркиваний, добавьте такие слова в пользовательский словарь.

словарь Google Docs

Готово, теперь Google поймёт вас лучше и не будет подчёркивать ставшие известными слова.

Просмотр версий

Иногда работа в документе ведётся несколько дней: я пишу статью, маркетолог вносит правки, я правлю правки, маркетолог оставляет новые комментарии… Случается, я удаляю комментарий и потом вспоминаю, что забыла учесть его.

К счастью, Google хранит все версии документа. Вы сможете обратиться к истории и найти нужный комментарий, даже если коллега оставил его неделю назад. Все они хранятся в истории версий.

История версий Google Docs

Нажмите на текст — в правой части документа откроется история версий.

как посмотреть историю версий Google Docs

Выберите любую версию, нажмите на неё. Вы увидите, каким был документ в тот момент. Удалённые или добавленные части будут выделены зелёным шрифтом или зачёркнуты.

как посмотреть историю версий Google Docs

Вы можете скопировать предложения, которые случайно удалили из новой версии, или восстановить прежнюю версию. В первом случае скопируйте текст клавишей Ctrl + С и нажмите на стрелочку назад. Во втором нажмите на кнопку «Восстановить эту версию».

как восстановить удаленные предложений в Google Docs

Автозамена символов

Не все символы, например, тире, есть на стандартной клавиатуре, а типографская раскладка Бирмана в моём ноутбуке постоянно сбивается. В такие моменты спасает автозамена. Её можно настроить в пункте «Инструменты» — «Настройки», правая вкладка «Замена». 

Вы можете прописать свои правила: например, двойной дефис будет автоматически заменяться тире, а двойные скобки — кавычками-ёлочками.

настройки автозамены символов в Google Docs

Вставка фотографий и ссылок в документе

Google интегрировал поисковую систему в Документы. Это удобно, когда вы пишете статью и хотите дополнить её визуалом. Чтобы найти изображение или ссылку, во вкладке «Инструменты» выберите пункт «Расширенный поиск». В правой части документа откроется вкладка. В ней будет строка поиска. Введите запрос и нажмите Enter.

Результаты появятся в той же вкладке в разделах «Интернет», «Картинки» и «Диск».   

Вставка фото или изображения в Google Docs

Вставьте в документ нужные вам картинки или ссылки. Не забудьте указать источник. Мы ведь уважаем авторские права? 🙂

Распознавание текста в изображениях и PDF-файлах

Если у вас есть картинка с текстом или пдф-файл и вы хотите перевести их в текст, используйте возможности Google Docs. Загрузите документ в Диск. Откройте файл с помощью Google Документов.

распознать текст из картинки или pdf в Google Docs

Инструмент допускает ошибки, но в целом работает отлично. В любом случае так намного быстрее, чем печатать текст вручную.

пример распознавания текста в Google Docs

Слева — текст из .pdf, справа — автоматически переведённый текст в Google Doc.

Голосовой ввод

Если вы устали писать, но работать надо, попробуйте функцию голосового ввода. Она неплохо справляется с малыми объёмами текста и понимает команды вроде «точка», «запятая», «двоеточие» и т. п.

Голосовой ввод в Google Docs

Чтобы запустить функцию, введите комбинацию Ctrl + Shift + S или включите её через «Инструменты». Слева появится иконка микрофона. Во время записи она будет гореть красным. Нажмите на неё, чтобы остановить запись.

Как включить голосовой ввод в Google Docs

Обратите внимание: голосовой ввод работает только в браузере Chrome.   

Дополнительные сервисы

В Google Docs можно добавить приложения, с которыми будет ещё удобнее работать. Они находятся во вкладке «Дополнения», пункт «Установить дополнения». 

дополнительные приложения в Google Docs

Выбрав этот пункт, вы попадёте в Google Workspace Marketplace. Здесь десятки дополнений для маркетологов, копирайтеров, дизайнеров.

примеры дополнения для Google Docs

Приложения устанавливаются напрямую в Google Docs, не грузят систему и не утяжеляют документ.

Я пользуюсь этими сервисами:

  • Свежий взгляд. Проверяет текст, находит ненамеренные тавтологии, плеоназмы, повторения слов. Иногда очень выручает.
  • Docs Paragraph Translate. Переводит целые абзацы прямо в документе. Удобно, когда работаю с английским, немецким или испанским текстом.
  • Grammar and Spell Checker — LanguageTool. Находит орфографические, грамматические, смысловые ошибки. Поддерживает 25 языков.
  • Highlight Tool For Google Docs. Набор маркеров, которыми можно выделять важные моменты в тексте. 

Доступ офлайн

В Google Документах можно работать автономно. При этом вы сможете редактировать имеющиеся файлы и создавать новые. А когда подключитесь к интернету, изменения синхронизируются.

Чтобы активировать функцию, в Google Диске перейдите в настройки — они скрываются за иконкой шестерёнки.

как настроить офлайн-доступ в Google Docs

В пункте «Общие настройки» увидите графу «Офлайн-доступ». Поставьте галочку и нажмите на кнопку «Готово».   

настройки офлайн-доступа Google Docs

Что в итоге?

Google Docs — онлайн-сервис для тех, кто имеет дело с текстом. В нём можно работать автономно, самому или с коллегами, с привлечением дополнительных сервисов. Я выделила 15 полезных функций Гугл Документов — они важны лично для меня как человека, который всегда пишет статьи в сервисе. Эту, кстати, тоже. Здорово, если вы знаете больше.

Хотите, чтобы мы осветили в блоге конкретную тему, посвящённую копирайтингу, маркетингу, дизайну? Напишите на team@mailigen.ru или позвоните 8 800 770-70-23, предложите идею. Подготовим по ней статью.

,
, FB
,
, FB