Сервис Mailigen прошел проверку в Роскомнадзоре и полностью соответствует требованиям 152-ФЗ «О персональных данных»

Гайд для новичков: делаем рассылку впервые

гайд по рассылкам

Как сделать рассылку по email, если никогда не занимался email-маркетингом? Приготовьтесь: ошибок будет много. Мы поможем не допустить самые обидные, а остальное придет с практикой.

Что такое email-рассылка?

Начнем с простого. Что такое рассылка и чем отличается от спама?

Email-рассылка – это письма в электронной почте, которые компания массово отправляет пользователям.

Рассылку пользователи получают добровольно, дают на нее согласие в бумажных анкетах или в формах подписки на сайте.

Спам – это рассылка без разрешения пользователя.

Спам и письмо, которое попало в папку «Спам» – не одно и то же. Легальная рассылка может попасть в корзину из-за жалоб подписчиков. Например, если они не нашли в письме кнопку «отписаться».

Про что забывают в массовой рассылке?

В личном почтовом ящике все просто: набираешь электронный адрес, пишешь текст и нажимаешь «отправить». Массовая рассылка так не работает. Здесь много технических нюансов, есть свои правила работы с подписчиками и требования к контенту.

1. Платформа для рассылок

Массовую рассылку проводят не из личной почты. Во-первых, это незаконно – почтовые сервисы быстро зафиксируют несвойственную для вашего ящика активность и заблокируют ваш домен. Во-вторых, сложно: придется каждый раз вручную вбивать адреса получателей в графу «кому». При базе в сотни подписчиков это – ад.

Письма отправляют с платформы для рассылок.

Платформа для рассылок – это онлайн-сервис, который позволяет собирать, хранить и делить на сегменты электронные адреса клиентов. Здесь же оформляют рассылки и отправляют их подписчикам вручную или автоматически.

На платформе видна статистика доставляемости, открываемости сообщений, переходов по ссылкам внутри письма. Опираясь на эти данные, вы сможете быстро понять, хотят ли пользователи читать от вас новости, интересны ли им письма.

Платформа-рассыльщик – платный инструмент, но некоторые сервисы открывают для новичков бесплатный тестовый доступ к платформе. Это удобно: позволяет разобраться в возможностях платформы до того, как вы организуете свою первую рассылку. В Mailigen новички могут бесплатно тестировать платформу в течение месяца. Разобраться в работе сервиса помогут консультации аккаунт-менеджера, материалы из базы знаний, блог, обучающие видео и рассылка.

2. База адресов

База адресов – это электронные адреса пользователей, которые вы собрали разными способами. Работать с ней нужно внимательно, ведь за каждым почтовым адресом стоит конкретный человек, и с ним вы будете общаться от лица компании.

Разрешение на рассылку

Письма без разрешения пользователя – это спам, и согласие человека на рассылку должно быть однозначным, четким. Узнать email пользователя – это еще не согласие.

Наверняка вы сами попадали в такую ситуацию. Заходите на сайт, вам предлагают зарегистрироваться на портале, оставив свой email, но согласия на получение писем не спрашивают. Если вы хотите вести с подписчиками честную игру, так делать не стоит. Бывает, человек хочет пользоваться сайтом, но ему не нужна рассылка. Тогда он будет отмечать ваши письма как спам.

Жалобы пользователей влияют на репутацию домена-отправителя. Если претензий много, почтовые сервисы блокируют отправку писем для всех подписчиков.

Чтобы не попасть в «черный список», нужно настроить двухэтапную подписку Double Opt-In. Что это такое, мы писали здесь.

Холодные и горячие адреса

Период, в течение которого вы собирали адреса, важен. Если база формировалась годами, приготовьтесь к тому, что часть адресов уже не действительны. Люди забыли пароль от ящика, сменили адрес почты или их ящик взломали.

Прислать письмо на заброшенный ящик и получить холодное молчание – не самое страшное последствие устаревшей базы. Адреса переходят в собственность почтовых сервисов и становятся спам-ловушками.

Спам-ловушка или spam trap – это электронный ящик, принадлежащий почтовому провайдеру. Его цель – «ловить» спамеров.

Считается, что добросовестный отправитель следит за чистотой базы: собирает адреса с разрешения пользователей и своевременно удаляет несуществующие контакты. Спамеры действуют по-другому: их задача – отправить как можно больше писем, не тратя время и силы на разрешения пользователей. Они делают рассылку по всей базе, и потому спам-ловушка – верный способ вычислить нарушителя.

Чем больше спам-ловушек окажется в вашей базе, тем строже почтовые провайдеры будут следить за вашим доменом. Конечный результат – блокировка.

Совет: проверяйте адреса перед рассылкой. Первые письма отправляйте по свежей базе – той, которую собрали за последние 3 месяца.

Валидация

Валидация – это способ проверить подлинность адреса. При валидации нельзя найти спам-ловушки и определить заброшенные ящики. Валидация нужна, чтобы отсекать неправильно записанные адреса.

Как это работает? Когда человек заводит ящик, он придумывает email. Левая часть адреса до знака @ может состоять только из определенных символов. Например, нельзя составить адрес из знаков «%» или «$».

Изменить написание правой части после @ пользователь не может. Это почтовый домен, и он дается по умолчанию – в зависимости от того, у какого провайдера пользователь заводит ящик: у Yandex, Mail.ru, Google, Rambler, Yahoo. Если это корпоративный ящик, то указывается домен компании.

При валидации адрес проверяют на наличие запрещенных символов и несуществующих почтовых доменов.

Если человек оставит адрес anna%%$@godogle, сервис-валидатор заметит ошибку: в имени стоят символы, которые нельзя использовать, а домена godogle нет. Но если адрес запишут как annaaaaaaa@gmail.com, то валидацию он пройдет, хотя адрес вымышленный. Домен gmail.com существует, а все знаки в имени адреса указаны корректно.

Вывод: сервисы-валидаторы избавляют базу от явно несуществующих адресов, но не чистят контакты полностью. И все-таки валидацию нужно проводить, чтобы при сортировке вручную не оставить случайно в базе некорректные адреса.

Сегментация

Сегментация – это деление адресов на группы. Целевую аудиторию можно разделить по полу, возрасту, местоположению, поведенческим признакам.

Сегментация нужна, чтобы отправлять пользователям письма, которые им важны и интересны. Если у вас сеть клиник по всей стране, подписчику из Волгограда не нужно рассказывать про скидки в Санкт-Петербурге. Если вы – магазин обуви, сегментировать подписчиков можно по полу: женщинам присылать купоны на новые туфли, мужчинам – скидки на кроссовки.

Письма, отправленные «по адресу», будут лучше открывать и читать.

3. Репутация домена

Домен – имя сайта-компании, от лица которого вы ведете рассылку. Репутация домена – условная оценка вашего домена на законность и качество массовой рассылки.

Репутацию домена формируют почтовые провайдеры – Yandex, Google, Mail.ru. У каждого почтового сервиса свой список параметров, по которым оценивается домен.

Общие критерии хорошей репутации – база адресов без спам-ловушек, высокие показатели открываемости и кликабельности, отсутствие жалоб на спам.

Репутация домена – то, за чем нужно следить постоянно. Если она упадет, почтовые провайдеры заблокируют домен и запретят отправлять письма подписчикам. Чтобы восстановить репутацию, придется потратить недели, месяцы или годы. Поэтому с техническими нюансами рассылки лучше разобраться до того, как вы отправите свое первое письмо.

Аутентификация

Одна из обязательных «процедур» до запуска рассылки – аутентификация отправителя. Это проверка, в результате которой почтовые провайдеры определяют, есть ли у вас право вести рассылку с конкретного домена.

Аутентификацию проходят на сайте провайдера. Вам нужно предоставить почтовому сервису SPF-запись домена, с которого будете отправлять письма, и запись DKIM. Если слова «SPF-запись» и «DKIM» вызывают у вас панику, прочитайте нашу статью про аутентификацию, где мы объясняем значения терминов и порядок проверки домена.

Вкратце: записи SPF и DKIM, которые вы предоставите, должны совпасть с записями SPF и DKIM, которые есть у провайдера. Тогда домен пройдет аутентификацию, и вы получите право отправлять рассылку.

Прогрев домена

Прогрев домена – еще один процесс, который показывает провайдерам, что вы добросовестный отправитель. Это алгоритм отправки писем, который нужно выполнить, когда вы запускаете рассылку с нового домена. Если нарушите алгоритм, почтовые сервисы занесут домен в «черный список».

Алгоритм выглядит так:

  • Разделить базу email-адресов на группы. Адреса с доменами yandex.ru определить в одну группу, с gmail.com – в другую, с mail.ru – в третью. Могут быть отдельные группы с доменами rambler.ru, yahoo.com или корпоративными доменами. Принцип один – в каждой группе должны быть адреса с одинаковым доменом.
  • Составить первое письмо. Отправить его минимальному количеству пользователей. Для каждой группы предусмотрено свое число адресов, на которые можно отправить первую рассылку. На mail.ru – 25 адресов, на gmail.com – 50, на yandex.ru – 100.
  • На следующий день отправить это же письмо остальным пользователям, но не всем. Увеличьте число адресов на 30%.
  • Отправляйте письмо по оставшимся адресам каждый день, увеличивая их количество на 30%. Делайте так, пока не отправите одно письмо всей базе.
  • Составьте второе письмо. Пришлите его на то количество пользователей, на которое отправили в последний раз, и так же увеличьте число адресов на 30%.
  • Повторяйте этот алгоритм, пока не сможете разом отправить письмо по всей базе. Тогда домен будет прогрет.

Следите за тем, как доходят сообщения в специальных сервисах – постмастерах. Они отображают статистику по количеству доставленных и открытых писем, а также сообщений, на которые пользователи пожаловались.

4. Контент

Как бы вы ни разбирались в страшных словах «валидация» и «аутентификация» и не радовались первым шагам в email-маркетинге, подписчику от вас нужно не это. Пользователи ждут полезную и красиво упакованную информацию в ящике: о содержании письма и нужно ломать голову.

Структура письма

У электронного письма есть своя структура. Ее элементы:

  • Хедер;
  • Основная часть;
  • Футер.

Хедер – начало письма или «шапка». В нем помещают логотип компании и ссылки на главные разделы сайта.

Футер – конец письма или «подвал». Здесь указывают контакты для связи, ссылки на соцсети. Обязательный элемент футера – ссылка на отписку.

Четких требований к оформлению основной части нет, ведь сюда вы помещаете свой эксклюзив. Это может быть подборка товаров или теплый душевный текст. Выбирайте тот формат, на который лучше реагирует ваша аудитория.

Текст

Подписчик становится клиентом не потому что влюбляется в компанию, а потому что товары и услуги компании решают задачу человека. Раз дело в этом, описывать в рассылке надо не бренд, а пользу, которую получит подписчик.

Сравните два текста. Этот:

«Мы – компания по установке стеклопакетов, которая успешно ведет свою деятельность 10 лет. У нас работают лучшие специалисты, мы лидеры в своей области».

И этот:

«Подберем размер, посоветуем марку и установим стеклопакеты в офисе, квартире, частном доме. Стаж наших мастеров – 10 лет, поэтому ремонт проведем быстро и аккуратно. Переделывать не придется».

Где пользу почувствуют лучше?

Итог: откажитесь от красивых и неинформативных описаний своих услуг. Пишите о пользе для клиента – кратко и доступным языком. У вас не так много времени, чтобы убедить подписчика, что именно вы им подходите. Продумайте контент-план заранее, а общение с пользователями начните с приветственной серии писем, где познакомите потенциальных клиентов с сотрудниками компании и расскажете о своих конкурентных преимуществах. 

5. Дизайн

Написали хороший текст – письмо еще не готово. Теперь его нужно оформить.

Есть несколько способов сделать дизайн рассылки. Самый простой – выбрать готовый шаблон письма на платформе, с которой вы ведете рассылку.

В шаблоне легко перемещать и добавлять элементы: в футере поменять местами ссылки на соцсети или вставить нужное количество картинок в основной части. Можно менять установленные цвета – например, выбрать корпоративные. Для первого опыта рассылки готовый шаблон – идеальный вариант, но вы можете создать шаблон и самостоятельно – с нуля. Почти все платформы-рассыльщики позволяют это сделать.

Каким бы способом вы не сделали дизайн письма, следите за тем, чтобы он был адаптивным. Адаптивный дизайн – тот, который корректно отображается на всех устройствах: компьютерах, планшетах, смартфонах.

6. Вес письма

Если вы составили письмо по всем правилам, не торопитесь отправлять его подписчикам. Пришлите тестовую рассылку на личную почту. Посмотрите, прогружается ли письмо. В идеале сообщение должно открываться в течение нескольких секунд даже при низкой скорости интернета.

Чтобы письмо лучше прогружалось, следите за весом картинок в шаблоне. Оптимальный вес одной картинки – до 600 КБ.

7. Проверка эффективности

Следите за успешностью email-кампании в статистике платформы для рассылок. Вы увидите, сколько писем дошло до пользователей, сколько сообщений открыли и сколько человек перешли по ссылкам. Чем выше будут показатели, тем лучше.

Если рассылка доходит, но ее мало открывают, измените заголовок письма и содержание. Возможно, тема рассылки невзрачная, а может наоборот – слишком вызывающая для вашей целевой аудитории. Чтобы лучше понять предпочтения пользователей, проводите А/В-тесты рассылок.

Итог

Напоследок чек-лист: как грамотно провести свою первую email-кампанию:

С технической точки зрения:

  • Выбрать платформу для рассылок – не отправлять письма из личной почты;
  • Почистить базу адресов с помощью сервисов-валидаторов;
  • Сегментировать адреса по географическому, гендерному или любому другому, подходящему для вас признаку;
  • Пройти аутентификацию;
  • Прогреть домен;
  • Посмотреть статистику по доставляемости, открываемости и кликабельности на платформе-рассыльщике и в постмастерах.

С маркетинговой точки зрения:

  • Выбрать шаблон письма и продумать его оформление;
  • Составить контент-план и начать общение с подписчиками с приветственной серии;
  • Следить за открываемостью писем и стремиться ее повысить, используя A/B-тесты и опросы.

Сделать массовую рассылку самостоятельно – реально, но придется попыхтеть. На начальном этапе трудности вызовут технические вопросы – валидация, сегментация, прогрев домена, аналитика. Чтобы настроить рассылку правильно, позвоните нам или напишите на team@mailigen.ru. Мы поможем разобраться в email-маркетинге и адаптируем рассылку под ваш бизнес.

Гайд для новичков: делаем рассылку впервые