Переходим в онлайн. Как организовать конференцию из дома?

Время чтения: 9 минут

Из-за коронавируса отменили офлайн-мероприятия с участием более 50 человек. От этого пострадали все: организаторы конференций потеряли возможность поделиться знаниями и заработать, а участники не смогли получить новую информацию и прокачать скиллы. Решить проблему можно — провести событие онлайн. Подготовили инструкцию — она поможет вам всё организовать. Эта статья для вас, если вы раньше не проводили мероприятий онлайн. 

Лендинг

Посадочная страница, задача которой — собрать контактные данные целевой аудитории. В вашем случае — продать билеты или зарегистрировать на мероприятие.

При создании лендинга учтите эти моменты:

• разместите форму регистрации на событие в первом и последнем экранах;
• укажите, кому и почему будет полезно мероприятие — что получат участники, если посетят вебинар/конференцию/дискуссию;
• расскажите о спикерах;
• докажите экспертность — продемонстрируйте кейсы и/или лого крупных клиентов (только если действительно работаете с этими брендами).

Если есть ресурсы, соберите лендинг на вашем сайте. Альтернатива — посадочная страница в Tilda. Выделить 500 рублей в месяц на собственный сайт с доменом можно и в кризис. Ну, и самый простой вариант — страничка на Timepad, это быстро и бесплатно.

Отслеживайте переходы. Если пользователь посетил лендинг, но не зарегистрировался на мероприятие, «догоните» его таргетированной рекламой.

Платформа для проведения события

Есть множество вариантов, где провести онлайн-конференцию, вебинар или трансляцию. Чтобы найти подходящий, определитесь с тем, что для вас критически важно:

• будете ли вы демонстрировать презентацию;
• планируете ли расшаривать экран;
• проведёте мероприятие сами или с кем-то;
• нужна ли вам запись, чтобы обработать её и выложить в Youtube в свободный доступ или продать как часть курса;
• есть ли необходимость в трансляции в разных платформах и сборе комментариев и вопросов, или в каждой соцсети будет присутствовать модератор;
• важна ли оперативная техподдержка;
• будете ли вы смотреть статистику вебинара.

Самые простые варианты:

Youtube — без презентации, но быстро и бесплатно. Здесь же можете предложить подписаться на ваши каналы.

Pruffme — в этой платформе мы проводили все вебинары. Если возникали проблемы, техподдержка всегда оперативно реагировала и помогала всё исправить.

Instagram — быстро, бесплатно и выдержит наплыв участников. Хороший вариант для интернет-магазинов, фитнес-тренеров, коучей. Есть ограничения по времени. Эфир можно сохранить на сутки или записать видео с экрана и выложить в IGTV. Минусы: нужны раскрученный аккаунт и большая аудитория, нельзя скинуть кликабельную ссылку и показывать презентации, есть ограничение по времени — не больше часа в эфире.

Письма

Дополнительный призыв к регистрации

Конечно, вы запустите рекламу, напишете посты в соцсетях и попросите друзей, коллег и бизнес-партнёров рассказать о событии — в общем, задействуете все способы привлечения трафика на лендинг, чтобы получить больше регистраций. Не забудьте и о вашей базе email-контактов — подписчиков тоже стоит позвать.

Найдутся те, кому точно не интересно мероприятие. Создайте сегмент с исключением: к примеру, все, кто недавно прошёл курс. Оставшейся базе отправьте короткое сообщение с приглашением и призывом зарегистрироваться.

Первое письмо. Приглашение

Кому: всей базе.

Что: краткий анонс и приглашение зарегистрироваться.

Установите на баннер (можно оформить кликабельной картинкой) кнопку перехода на сайт с регистрацией. Коротко, но ёмко расскажите о программе мероприятия. Обязательно укажите, что вебинар/семинар/конференция пройдёт онлайн. Пропишите дату и стоимость участия (если бесплатно или за небольшую плату). Крупная сумма отпугнёт — пусть потенциальные клиенты перейдут на лендинг и увидят больше информации, прежде чем принять решение.

Второе письмо. Приглашение

Кому: всем, кто ещё не зарегистрировался.

Что: то же самое, но другими словами.

Когда: зависит от стоимости участия.

На бесплатное мероприятие 100500 регистраций, но до эфира «доживают» немногие — находятся дела поважнее, забыли, да и зачем слушать, ничего полезного бесплатно не расскажут. Платное участие привлекает меньшее количество людей (а вдруг заплачу ни за что?), но зато к эфиру подключатся почти все.

Выберите, когда отправить второе письмо с приглашением. Если у вас бесплатный или недорогой продукт, предложите зарегистрироваться за 3-4 дня до эфира. Если дорогой — за неделю до мероприятия.

Поддержка после регистрации

Письмо после регистрации

Кому: тем, кто зарегистрировался.

Что: благодарность.

Когда: рекомендуем настроить автоматическую отправку сразу после регистрации.

Поблагодарите пользователей за то, что они решили принять участие в вашем мероприятии. Если обещали подарок (чек-лист, книгу, список советов) всем, кто зарегистрируется, отправьте его. Предложите добавить событие в календарь, чтобы люди не забыли о нём. Ненавязчиво в конце сообщения попросите пригласить друзей и коллег, которым может быть интересна тема онлайн-встречи.

Письмо для поддержания общения

Кому: всем, кто зарегистрировался.

Что: дополнительная информация.

Когда: за неделю до эфира. 

Поделитесь с участниками полезными материалами по теме конференции. Можете прислать подборку тематических статей — даже если никто не прочитает, вас запомнят как щедрого и полезного организатора.

Первое напоминание

Кому: всем участникам.

Что: напоминание о событии.

Когда: за пару часов до начала или утром в день Х.

Отправьте письмо с информацией:

• название мероприятия;
• обратный отсчёт до старта;
• просьба подумать над вопросами спикеру(-ам).

Ссылку на трансляцию пока не давайте, чтобы заранее проверить технические настройки.

Как вставить таймер в шаблон?

Чтобы вставить в письмо таймер, создайте его в www.sendtric.com. Задайте условия: время и цвета. Скопируйте код:

<img src=»http://gen.sendtric.com/countdown/zdukwyknjn» style=»display: block;» />

Зайдите в шаблон в Mailigen, перетащите блок с картинкой:

Нажмите на блок «Редактирование настроек» (шестерёнка):

Выберите пункт «Просмотр HTML-кода»:

В открывшемся окне добавьте код, нажмите на «Изменить»:

Нажмите на «Редактирование» (карандашик) и установите выравнивание по центру:

Чтобы изменить размер таймера, зайдите в режим «Редактировать» (карандашик) — растяните/уменьшите его с помощью функции «Resize».

Второе напоминание

Кому: всем участникам.

Что: напоминание.

Когда: за 15 минут до эфира.

В письме нужны:

• название мероприятия;
• таймер до начала;
• ссылка на трансляцию.

Третье напоминание

Кому: всем, кто не перешёл по ссылке.

Что: напоминание.

Когда: через 5 минут после начала эфира.

В письме нужны:

• название события;
• ссылка на трансляцию;
• призыв присоединиться.

Обратная связь

Кому: тем, кто был на мероприятии и/или перешёл по ссылке из письма.

Что: просьба дать фидбэк.

Когда: сразу после окончания события.

В этом сообщении не нужен особый дизайн. Можете отправить plain-text от спикера. Спросите, всё ли понравилось участнику, что можно улучшить. Если у вас есть готовый материал, который обещали прислать после эфира (чек-лист, ссылка на статью, исследование или курс), отправьте в этом сообщении.

Письмо с записью

Кому: всем участникам.

Что: благодарность за участие, ссылка на запись.

Когда: как только смонтируете.

Слушатели всегда спрашивают, будет ли запись вебинара. Её могут и не посмотреть, но важен сам факт её наличия. Вы же можете использовать запись как контент для продаж и доказательства экспертности, дробить её на короткие видео, писать по выступлениям статьи.

В рассылку вставьте картинку или гифку с вшитым переходом на запись. В Mailigen это делается в два клика. Её можно сделать доступной для всех или только по ссылке.

Добавьте короткий текст с благодарностью, линк на презентацию. Предложите подписаться на ваши соцсети, чтобы не пропускать новости, и зарегистрироваться на другие онлайн-встречи.

Важные моменты для тех, кто хочет провести онлайн-мероприятие

1. Покажите вашу экспертность на бесплатном событии, и тогда люди будут готовы заплатить за участие в новом курсе.
2. Не спамьте. Всех регистраций в мире не получите, а вот негатив, отписку, жалобу на спам или равнодушие к новым письмам — легко. Берегите ваших подписчиков.
3. Проведите презентацию несколько раз перед друзьями и родственниками. Если бабушка, трёхлетний племянник и друг не в теме поймут, о чём вы говорите, — значит, будет ясно и слушателям.
4. Продумайте, в какой момент выступления вы сможете пошутить (это важно) и задать вопросы аудитории (ответьте в чате). Люди не могут концентрироваться на вашем выступлении постоянно. Вебинары часто слушают фоном — важно вовлекать слушателей в общение и поддерживать эмоциональный контакт.
5. Проверьте, открываются ли слайды, всё ли отображается верно, нет ли в тексте ошибок. Презентация должна быть вылизана — всегда найдётся человек, который ткнёт вас в косяки.
6. Проверьте платформу, звук, трансляцию задолго до начала мероприятия. Лучше несколько раз. Решать проблемы во время эфира — не лучший план.
7. Не переживайте. У вас всё получится 💪

После мероприятия у вас будет греющая душу прибыль (если эфир был платным) и живая лояльная база. А в email-маркетинге это главное. Работайте с подписчиками, и да пребудут с вами высокие конверсии.

P. S. Мы по-прежнему всегда на связи. Напишите на почту [email protected] или позвоните 8 800 770 70 23. Обращайтесь — поможем с рассылками. 

Читайте нас на Яндекс.Дзен.